Cuando empieces a recibir reservas con el sistema de reservas PRO, podrás gestionarlas desde la sección PRO > Reservas del CMS. Desde esta pantalla podrás visualizar todas las reservas de tus servicios, consultarlas en detalle, modificarlas, actualizar sus estados y descargar un informe. También podrás consultar la disponibilidad de todos los servicios por fecha, añadir reservas sobre la marcha y gestionar las unidades de cada espacio en tiempo real.
El primer paso es seleccionar el servicio en el menú desplegable de la parte superior izquierda.
Las reservas irán apareciendo en esta sección conforme las hagan los clientes. Las reservas realizadas con el sistema de reservas PRO se confirman de forma automática si hay disponibilidad.
Elige una fecha en el calendario y se mostrarán las reservas confirmadas para ese día.
Modos de visualización
Existen dos opciones de visualización: plano y lista.
Plano: te permite visualizar el plano del espacio con la disposición de unidades. Es un plano interactivo y permite consultar cada reserva por unidad y modificar su estado en tiempo real. Puedes filtrar por franja horaria y espacio.
Los comandos del plano permiten adaptar la visualización reduciendo o ampliando la imagen, centrando las unidades, visualizando a pantalla completa o fijando las unidades en el plano para no perderlas de vista.
Lista: te permite visualizar todas las reservas junto con información sobre la ocupación de cada intervalo horario. Puedes filtrar por franja horaria y espacio.
Consulta y edición de reservas
Para buscar una reserva, puedes introducir el nombre del cliente en el campo de búsqueda que se muestra en la vista de plano. También puedes buscar la reserva consultando el listado o las unidades en el plano. No olvides seleccionar la fecha correspondiente.
Una vez localizada la reserva, puedes consultar los detalles de la misma.
Al hacer clic en una unidad en el plano, podrás ver los detalles de la siguiente reserva programada para esa unidad. Desde ahí puedes actualizar el estado de la reserva: confirmada, ocupada, no presentados, cancelada.
En la visualización en lista, podrás ver los detalles de cada reserva simplemente desplegando la pestaña de cada intervalo horario.
Para editar una reserva, haz clic en el botón Editar reserva. Podrás modificar cualquier dato (fecha, número de personas, espacio, hora o unidad) y guardar los cambios. También puedes introducir comentarios internos en la casilla Notas del staff; solo serán visibles para el personal que gestiona las reservas. También puedes cancelar una reserva si es necesario pulsando el botón Cancelar reserva. El cliente recibirá un aviso de cancelación.
Descarga de informes
Si necesitas descargar la relación de reservas confirmadas de un día, puedes hacerlo en 2 formatos de archivo: XLS o PDF.
Para ello, haz clic en el botón Descargar informe que aparece tanto en la visualización de plano como en la de lista, selecciona el formato deseado y se descargará automáticamente el archivo.
Añadir una reserva manualmente
Si se presenta un cliente en las instalaciones y desea reservar, puedes añadir una reserva de forma manual desde esta misma sección.
En la visualización de plano, puedes hacerlo desde el menú de la izquierda, haciendo clic en el botón +RESERVA, o bien haciendo clic sobre una unidad disponible y, a continuación, en la opción Añadir reserva.
En la visualización de lista, puedes hacerlo haciendo clic en el botón +AÑADIR RESERVA que se encuentra a la derecha en cada intervalo horario de disponibilidad.
Se abrirá un formulario donde podrás introducir los datos del cliente, indicando si está alojado o es un visitante, la fecha, el número de personas, el espacio, la hora y la unidad asignada.
Bloquear unidades temporalmente
Si por cualquier motivo, necesitas bloquear una unidad por un tiempo determinado para que no se le asignen reservas, existe una opción para hacerlo.
En la visualización de plano, haz clic sobre una unidad que esté disponible y, a continuación, en la opción Bloquear unidad.
Se abrirá un formulario en el que podrás:
- Elegir una fecha o una franja de fechas
- Opción 1: bloquear el día o los días completos (24 horas)
- Opción 2: seleccionar una hora de inicio y de fin del bloqueo
- Añadir comentarios internos a tener en cuenta por el personal
- Al terminar, haz clic en Guardar cambios.
Para desbloquear una unidad, haz clic sobre ella en el plano y, a continuación, en Desbloquear unidad. Si quieres modificar el tiempo de bloqueo, haz clic sobre ella y se abrirá de nuevo el formulario, donde podrás aplicar cambios y guardar de nuevo.
Gestión de unidades y reservas en tiempo real
Cuando se acerca la hora de una reserva, el sistema actualiza el estado de las unidades en la visualización de plano mostrando un color para cada estado.
Por ejemplo, si se acerca la hora en que una unidad está reservada, esa unidad aparecerá en color amarillo (Confirmada). Por otro lado, una reserva que estaba confirmada y cuyo cliente no ha llegado pasada la hora de la reserva, pasará automáticamente a color rojo (Con retraso).
Estos son los estados que puede tener cada unidad y que se visualizan por colores en el plano:
Blanco: Disponible
Amarillo: Confirmada
Verde: Ocupada
Rojo: Con retraso
Gris: Bloqueada
Una vez transcurrido el tiempo de duración asignado a una reserva, la unidad se desocupa y aparece como Disponible (salvo que haya otra reserva programada a continuación, en ese caso aparecería como confirmada).
Si han transcurrido 5 minutos después de la hora de reserva y el cliente no ha llegado, el sistema marca la unidad como Con retraso (en color rojo).
Si el cliente llega para disfrutar de su reserva, puedes actualizar el estado haciendo clic sobre la unidad y, a continuación, sobre el icono Ocupada (se mostrará en verde).
Si marcas la reserva como No presentados, esa unidad se libera y pasa a estar Disponible.
Si has bloqueado una unidad para que no se le asignen reservas en un horario o fecha determinada, aparecerá en el plano como Bloqueada (en color gris con un candado).
Recuerda actualizar el plano cada cierto tiempo para visualizar todas las reservas en curso (icono circular con flechas en la parte superior derecha).
Consulta de disponibilidad
Si necesitas ver de un vistazo todos los intervalos horarios disponibles para reservar que hay en un servicio en determinada fecha, puedes utilizar la función Consultar disponibilidad, accesible desde el menú superior de la pantalla (botón Consultar disponibilidad).
Introduciendo una fecha y un número de personas, podrás ver los intervalos horarios que hay disponibles para albergar esa reserva. Podrás ver la información sobre disponibilidad de todos los servicios de un mismo tipo en los que tengas activado el sistema de reservas PRO. Por ejemplo, la disponibilidad de todos los restaurantes para una fecha concreta y un número de comensales, todos en la misma pantalla.